I ETAP – Wybór kierunku i koncepcji projektu
Pierwszym krokiem jest wybór kierunku zagranicznego projektu edukacyjnego.
Na stronie internetowej www.projektyedukacyjne.eu w zakładce „Projekty edukacyjne” dostępne są propozycje podzielone na trzy sekcje:
- Sekcja angielska – kraje anglojęzyczne
- Sekcja interregionalna – kraje europejskie
- Sekcja niemiecka – kraje niemieckojęzyczne
Szkoła może samodzielnie zapoznać się z ofertą lub skontaktować się bezpośrednio z pracownikiem biura, który zaproponuje kierunek najlepiej dopasowany do profilu szkoły i wieku uczniów.
Warto podkreślić, że:
- Każdy projekt ma możliwość modyfikacji.
- Program nie jest sztywny – można dostosować go pod kątem odwiedzanych atrakcji, miast, warsztatów czy elementów edukacyjnych.
- Na tym etapie omawiamy również możliwy termin realizacji oraz koszt projektu.
Minimalna liczba uczestników:
- 40 uczniów + 3 opiekunów – przy projekcie samodzielnym organizowanym dla jednej szkoły
- 20 uczniów – przy projekcie łączonym z inną szkołą
II ETAP – Deklaracje uczestnictwa
Po przygotowaniu finalnej wersji programu szkoła otrzymuje:
- ofertę projektu w wersji PDF (do przedstawienia uczniom i rodzicom),
- link do krótkiej deklaracji uczestnictwa.
Rodzice, za pośrednictwem formularza online, deklarują chęć udziału dziecka w projekcie.
Projekt przechodzi do kolejnego etapu po zebraniu minimalnej liczby deklaracji.
III ETAP – Spotkanie online z rodzicami
Po zebraniu wymaganej liczby deklaracji organizowane jest spotkanie online.
W spotkaniu uczestniczy kierownik projektu ze strony biura Projektów Edukacyjnych. Podczas spotkania:
- szczegółowo omawiany jest program wyjazdu,
- przedstawiane są warunki uczestnictwa,
- wyjaśniane są kwestie organizacyjne i finansowe,
IV ETAP – Rejestracja uczestników i zawarcie umów
Po spotkaniu online projekt przechodzi do fazy formalnej rejestracji.
Koordynator projektu w szkole otrzymuje link do systemu rejestracyjnego, który przekazuje rodzicom.
Po wypełnieniu formularza online:
- generowana jest automatycznie umowa,
- rodzice otrzymują ją drogą mailową wraz z warunkami uczestnictwa,
- przesyłany jest harmonogram wpłat (3 raty),
- podany zostaje numer konta do realizacji płatności.
Umowy generowane są automatycznie z systemu i nie wymagają podpisu.
Zgodnie z zapisami w umowie:
Młoda Europa ECM Sp. z o.o. oświadcza, iż umowa jest generowana automatycznie z systemu komputerowego i jest prawnie obowiązującą dla Organizatora zgodnie z ustawą o usługach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych z dnia 24.11.2017 r. (Dz.U. 2017 poz. 2361).
Zamawiający dokonując całościowej lub częściowej wpłaty za wycieczkę zawiera umowę i nie musi w żaden inny sposób wyrażać zgody na jej zawarcie.
Wpłata I raty jest potwierdzeniem zawarcia umowy.
V ETAP – Finalizacja i realizacja projektu
Po zakończeniu procesu rejestracyjnego projekt przechodzi do etapu operacyjnego:
- dopinane są szczegóły logistyczne,
- przekazywane są informacje organizacyjne,
- organizowane są dokumenty wyjazdowe,
- ustalane są kwestie formalne (bagaże, zbiórki, harmonogram dnia).
Następnie następuje realizacja zagranicznego projektu edukacyjnego zgodnie z ustalonym programem.